سند نهادینه‌سازی مشارکت الکترونیکی دانشگاه صنعتی کرمانشاه
1. مقدمه
با توجه به ضرورت توسعه حکمرانی الکترونیکی، افزایش شفافیت، ارتقای پاسخ‌گویی، بهبود کیفیت خدمات دانشگاهی و فراهم‌سازی بستر مناسب برای مشارکت اعضای هیئت علمی، دانشجویان، کارکنان، دانش‌آموختگان، پژوهشگران، فعالان صنعتی و سایر ذی‌نفعان، این سند با هدف نهادینه‌سازی مشارکت الکترونیکی در دانشگاه صنعتی کرمانشاه تدوین شده است.
مشارکت الکترونیکی در دانشگاه صنعتی کرمانشاه به مجموعه‌ای از فرایندها و ابزارهای الکترونیکی اطلاق می‌شود که از طریق آن ذی‌نفعان دانشگاه می‌توانند دیدگاه‌ها، پیشنهادها، انتقادها و نظرات خود را در زمینه سیاست‌ها، برنامه‌ها، خدمات آموزشی، پژوهشی، دانشجویی، فرهنگی، رفاهی، اداری و سایر موضوعات مرتبط با فعالیت دانشگاه ارائه کنند.
2. اهداف
اهداف اصلی اجرای مشارکت الکترونیکی در دانشگاه صنعتی کرمانشاه عبارت‌اند از:
- افزایش مشارکت دانشجویان، اعضای هیئت علمی، کارکنان و سایر ذی‌نفعان در فرایندهای تصمیم‌سازی دانشگاه.
- دریافت دیدگاه‌های تخصصی و عمومی پیش از اتخاذ تصمیمات مؤثر بر جامعه دانشگاهی.
- افزایش شفافیت و پاسخ‌گویی در فرایندهای مدیریتی و اجرایی دانشگاه.
- ارتقای کیفیت خدمات آموزشی، پژوهشی، دانشجویی، فرهنگی، رفاهی و اداری.
- شناسایی نیازها، مشکلات و اولویت‌های جامعه دانشگاهی.
- ایجاد ارتباط مستمر و دوسویه میان مدیریت دانشگاه و ذی‌نفعان.
- استفاده نظام‌مند از نظرات و پیشنهادها در برنامه‌ریزی و بهبود فرایندهای دانشگاه.
- مستندسازی و ارزیابی میزان تأثیر مشارکت ذی‌نفعان در تصمیمات دانشگاه.
3. دامنه اجرا
مشارکت الکترونیکی در دانشگاه صنعتی کرمانشاه می‌تواند در حوزه‌های زیر اجرا شود:
- تدوین و اصلاح آیین‌نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و رویه‌های داخلی دانشگاه.
- بهبود فرایندهای آموزشی و خدمات مرتبط با دانشجویان.
- ارزیابی کیفیت خدمات پژوهشی و فناوری.
- بهبود خدمات دانشجویی، فرهنگی و رفاهی.
- دریافت پیشنهاد درباره برنامه‌های توسعه‌ای دانشگاه.
- ارزیابی کیفیت سامانه‌ها و خدمات الکترونیکی دانشگاه.
- دریافت دیدگاه درباره برنامه‌های ارتباط دانشگاه با صنعت و جامعه.
- نظرسنجی درباره خدمات اداری و پشتیبانی.
- دریافت نظر درباره پیش‌نویس برنامه‌ها، اسناد و تصمیمات مهم دانشگاه.
- شناسایی مسائل و اولویت‌های اعضای جامعه دانشگاهی.
4. گروه‌های ذی‌نفع
گروه‌های اصلی مشارکت‌کننده در فرایندهای مشارکت الکترونیکی دانشگاه صنعتی کرمانشاه شامل موارد زیر هستند:
- دانشجویان.
- اعضای هیئت علمی.
- کارکنان دانشگاه.
- مدیران و مسئولان واحدهای مختلف.
- دانش‌آموختگان دانشگاه.
- متقاضیان و دریافت‌کنندگان خدمات دانشگاه.
- پژوهشگران و متخصصان.
- شرکت‌ها و صنایع همکار با دانشگاه.
- سازمان‌ها و دستگاه‌های اجرایی مرتبط.
- خانواده دانشجویان در موضوعات مرتبط.
- سایر ذی‌نفعان دانشگاه.
5. شیوه‌های مشارکت الکترونیکی
مشارکت الکترونیکی در دانشگاه صنعتی کرمانشاه می‌تواند از طریق روش‌های زیر انجام شود:
- نظرسنجی‌های الکترونیکی.
- پرسشنامه‌های عمومی و تخصصی.
- فرم ثبت پیشنهاد، انتقاد و دیدگاه.
- انتشار پیش‌نویس اسناد و دریافت نظرات.
- فراخوان دریافت پیشنهاد.
- سامانه‌های ارتباط با دانشجویان و کارکنان.
- پست الکترونیکی رسمی دانشگاه.
- نشست‌ها و جلسات برخط.
- سامانه‌های آموزشی و اداری دانشگاه.
- سایر بسترهای الکترونیکی مورد تأیید دانشگاه.
6. مراحل اجرای مشارکت الکترونیکی
6-1. تعیین موضوع مشارکت
موضوع مشارکت توسط واحد متولی یا واحد تخصصی مربوط مشخص و هدف از دریافت دیدگاه‌ها تعیین می‌شود.
6-2. شناسایی ذی‌نفعان
با توجه به ماهیت موضوع، گروه‌های هدف و ذی‌نفعان مرتبط شناسایی می‌شوند.
6-3. انتشار فراخوان
موضوع مشارکت، توضیحات لازم، مستندات مرتبط، نحوه ارسال نظر و مهلت مشارکت از طریق وب‌سایت رسمی دانشگاه یا سایر سامانه‌های مورد تأیید اطلاع‌رسانی می‌شود.
6-4. دریافت نظرات
نظرات و پیشنهادهای ذی‌نفعان از طریق بستر الکترونیکی مشخص‌شده دریافت می‌شود.
6-5. بررسی و تحلیل
نظرات دریافت‌شده توسط واحد تخصصی مربوط بررسی، طبقه‌بندی و تحلیل می‌شود.
6-6. اعلام نتیجه
پس از پایان فرایند، در صورت امکان گزارشی از نتایج مشارکت و نحوه استفاده از دیدگاه‌ها در تصمیم نهایی منتشر می‌شود.
7. اطلاعات مورد نیاز در هر فراخوان مشارکت
برای هر موضوع مشارکت الکترونیکی، حداقل اطلاعات زیر باید منتشر شود:
- عنوان موضوع.
- شرح و هدف مشارکت.
- واحد مسئول.
- گروه‌های مخاطب.
- تاریخ شروع.
- تاریخ پایان.
- فایل‌ها و مستندات مرتبط.
- سؤالات یا محورهای اصلی نظرخواهی.
- نحوه ثبت نظر.
- وضعیت فراخوان.
- گزارش نتیجه پس از پایان فرایند.
8. نحوه بررسی و استفاده از نظرات
نظرات و پیشنهادهای دریافت‌شده توسط واحد مربوط بررسی می‌شوند و بر اساس میزان ارتباط با موضوع، قابلیت اجرا، ملاحظات قانونی، آموزشی، علمی، اجرایی و مالی مورد ارزیابی قرار می‌گیرند.
در گزارش نهایی می‌توان مشخص کرد:
- چه پیشنهادهایی مورد پذیرش قرار گرفته‌اند.
- چه دیدگاه‌هایی موجب اصلاح یک برنامه یا تصمیم شده‌اند.
- چه پیشنهادهایی نیازمند بررسی بیشتر هستند.
- چه پیشنهادهایی قابل اجرا نبوده‌اند.
- در صورت امکان، دلایل اصلی عدم پذیرش برخی پیشنهادها.
9. شفافیت و اطلاع‌رسانی
دانشگاه صنعتی کرمانشاه در چارچوب قوانین و مقررات مربوط، اطلاعات مرتبط با فرایندهای مشارکت الکترونیکی را از طریق وب‌سایت رسمی دانشگاه منتشر می‌کند.
این اطلاعات می‌تواند شامل فراخوان‌های فعال، فراخوان‌های پایان‌یافته، نتایج نظرسنجی‌ها، گزارش‌های مشارکت و سایر اطلاعات مرتبط باشد.
10. حفظ حریم خصوصی
اطلاعات شخصی مشارکت‌کنندگان صرفاً در حدود ضرورت و برای اجرای فرایند مشارکت مورد استفاده قرار می‌گیرد.
دانشگاه صنعتی کرمانشاه از انتشار اطلاعات هویتی و شخصی کاربران بدون مجوز قانونی خودداری خواهد کرد و گزارش‌های عمومی تا حد امکان به صورت تجمیعی ارائه می‌شوند.
11. مسئولیت اجرایی
مسئولیت هماهنگی، نظارت و پیگیری اجرای این سند بر عهده واحد تعیین‌شده از سوی ریاست دانشگاه صنعتی کرمانشاه خواهد بود.
واحدهای آموزشی، پژوهشی، دانشجویی، فرهنگی، اداری و سایر واحدهای دانشگاه نیز حسب موضوع موظف به همکاری در اجرای فرایندهای مشارکت الکترونیکی خواهند بود.
12. پایش و ارزیابی
اجرای مشارکت الکترونیکی در دانشگاه به صورت دوره‌ای بر اساس شاخص‌هایی نظیر موارد زیر ارزیابی می‌شود:
- تعداد فراخوان‌های مشارکت منتشرشده.
- تعداد مشارکت‌کنندگان.
- تعداد نظرات و پیشنهادهای ثبت‌شده.
- میزان مشارکت دانشجویان، اعضای هیئت علمی و کارکنان.
- تعداد پیشنهادهای مورد استفاده در تصمیمات.
- میزان رضایت مشارکت‌کنندگان.
- میزان پاسخ‌گویی واحدهای مسئول.
- تعداد گزارش‌های نتایج منتشرشده.
- میزان بهبود خدمات یا فرایندها در نتیجه مشارکت ذی‌نفعان.
13. بازنگری سند
این سند متناسب با تغییر قوانین و مقررات، سیاست‌های وزارت علوم، تحقیقات و فناوری، الزامات حکمرانی الکترونیکی، نتایج ارزیابی عملکرد و نیازهای دانشگاه قابل بازنگری خواهد بود.
بازدیدها: 0